Основните характеристики на ERP системите са
- Обща база данни ;
- Единна работна среда ;
- Интеграция на всички модули и работа в реално време ;
- Гъвкавост, широка приложимост и глобален фокус .
ERP системите са базирани на стандартни бизнес процеси, като имат заложени в себе си най-добрите световни бизнес практики. Различните ERP доставчици подхождат по различен начин към видовете процеси, но всички те използват сходна бизнес логика при управлението им. При внедряване на ERP система компаниите имат два варианта: или да внедрят ERP решение, трансформирайки собствените бизнес процеси спрямо заложените в самата система или ERP системата да бъде модифицирана така, че напълно да отговаря на процесите в конкретната организация.
ERP системите включват различни функционални модули. Рядко компаниите използват всички от тях и е изключително важно да бъде определено кои от тях ще бъдат внедрени още при анализа на бизнес потребностите на дадената организация. Функционални модули като Управление на счетоводство и финанси се използват от почти всички компании, докато други като Производство и Сервиз не са необходими за търговските фирми например.
ERP съществено се различава от останалите бизнес системи. Функции като Управление на човешките ресурси, веригата на доставките, взаимоотношенията с клиентите, финанси, производство, склад и логистика обикновено се управляват от самостоятелни софтуерни приложения, с отделни бази данни и мрежи и отговаряйки на конкретните нужди за отдела, за който са предназначени. ERP решението обединява всички процеси в единна, интегрирана софтуерна система, използваща обща база данни, така че различните отдели да могат лесно и ефективно да споделят информация по между си. ERP системата е напълно интегрирана, което означава, че информацията се въвежда еднократно и без допълнителна обработка намира своето отражение във всички свързани модули, като незабавно става достъпна за всички лица, упълномощени да я ползват. Така служителите от различните отдели виждат едни и същи данни, които при необходимост могат да се обновяват своевременно. Използвайки ERP решението всеки служител от отдел Финанси може да проследи дали конкретната поръчка е експедирана от склада. За да разберете къде се намира дадена поръчка, е необходимо само да се логнете в ERP системата и веднага ще разберете статуса ѝ.
Днес ERP решенията се използват от широк кръг фирми, чиито служители работят много по-ефективно, с по-малко грешки и в рамките на поставените срокове благодарение на интегрираната система за управление на бизнеса. ERP им дава достъп в реално време до данните, от които те имат нужда, за да вземат ключови бизнес решения. Интегрираните системи улесняват цялостната дейност на компанията, разкриват нови възможности и гарантират постигането на висока конкурентоспособност и просперитет на бизнес